Microsoft Office 365 mag dan een krachtige productiviteitssuite zijn, qua gegevensbescherming zijn er enkele hiaten. Als u uw uiterste best doet om gegevens over klantinzichten te verzamelen of als u over waardevolle, bedrijfseigen informatie beschikt die extra bescherming nodig heeft, dan is het wellicht tijd om eens te kijken naar een Office 365-back-upoplossing.

Betrouwbaarheid en veiligheid zijn twee van de belangrijkste factoren om te overwegen bij het verplaatsen van gegevens naar de cloud. Cloudcomputing biedt grote voordelen ten opzichte van on-premise oplossingen, één van de nadelen is echter dat het niet 100% betrouwbaar is. De integriteit van uw gegevens is de grootste zorg van Microsoft. Hoewel het platform een zeer hoge beschikbaarheid, betrouwbaarheid en gebruiksvriendelijkheid biedt, ligt de verantwoordelijkheid voor de bescherming van de bedrijfsgegevens uiteindelijk bij de gebruiker zelf. 

Het model van ‘gedeelde verantwoordelijkheid’ begrijpen

De term ‘model van gedeelde verantwoordelijkheid’ wordt gebruikt om de verstandhouding tussen Microsoft en zijn klanten te beschrijven. Deze maakt duidelijk waar de service eindigt en waar de verantwoordelijkheid van de klant begint. Specifieker gezegd houdt de verantwoordelijkheid van Microsoft op bij het leveren en ondersteunen van zijn toepassingen en servers, terwijl de gebruikers zelf verantwoordelijk zijn voor de gegevens in de cloud. Dit omvat eindpunten, accounts, toegangsbeheer én klantgegevens.

Het kritieke punt is dat u veel gegevens opslaat in Office 365. Uw contacten, uw documenten en uw agenda zijn van cruciaal belang in uw dagelijkse werkleven. Als toegewijde Office 365-klant is er dus geen reden om uzelf aan risico’s te blijven blootstellen. Met behulp van een cloudback-upoplossing beschermt u datgene wat voor u het belangrijkst is, in de wetenschap dat het ook uw verantwoordelijkheid is om dat te garanderen.

Back-ups maken van Office 365 is uw verantwoordelijkheid 

Hoewel bescherming en back-up standaard deel uit lijken te maken van Office 365, denken gebruikers vaak niet na over externe bescherming van hun gegevens. Het is een vergissing om geo-redundantie en retentie te beschouwen als een back-up. In werkelijkheid worden deze functies uitsluitend ingeschakeld tijdens migratiefases. Uiteindelijk kan deze misvatting leiden tot onherstelbaar gegevensverlies.

De Microsoft Office 365-clouddienst is ontworpen om bescherming te bieden tegen hardwarestoringen, platformuitval en systeemstoringen. Deze dienst is echter niet ontworpen om bescherming te bieden tegen gegevensverlies. Daarom ligt de verantwoordelijkheid om proactieve maatregelen te nemen om gegevens te beschermen bij de bedrijfseigenaar of de platformgebruiker.

Waarom is een back-up van uw Office 365 zo cruciaal?

Hoe veilig een systeem of netwerk ook is, door eenvoudige fouten kan uw beveiliging toch gemakkelijk in gevaar komen. Ongeacht of het gaat om phishingaanvallen, het onzorgvuldig delen van gevoelige gegevens via e-mail of het gebruik van onveilige cloudopslag: beveiligingsinbreuken en gegevensverlies kunnen iedereen op elk moment overkomen. 

Microsoft Office 365 heeft een reeks nuttige ingebouwde beveiligingsfuncties. Veel bedrijven ontdekken echter dat deze functies niet zo robuust zijn als noodzakelijk, met name als het gaat om technologische bedreigingen. Als er bijvoorbeeld sprake is van gegevensinbreuk bij een bedrijf, dan kan Office 365 niet helpen bij het herstellen van organisatiegegevens vanuit back-ups of andere bronnen. De dataretentiemogelijkheden van Office 365 omvatten ook geen ingebouwde meldingssystemen voor verwijderde e-mails. Hierdoor kan het onmogelijk blijken te zijn om deze e-mails te herstellen zonder deze handmatig op een lokaal apparaat op te slaan. Bovendien ontbreekt het Microsoft Office 365 aan krachtige maatregelen om gegevens te beveiligen tegen ransomware-aanvallen. 

Het komt er uiteindelijk op neer dat de verantwoordelijkheid voor de bescherming van uw gegevens niet volledig op de schouders van Microsoft gelegd kan worden. Om ervoor te zorgen dat uw gegevens veilig worden opgeslagen en kunnen worden hersteld, moet u zelf het heft in handen nemen.